Programme E : Administratif, ADV & gestion
En finir avec la ressaisie
Trier sa boîte mail en 10 minutes, extraire les données d'une facture sans les retaper, préparer devis et relances à partir de modèles fiables.
Durée : 1 journée (7 h). Tarif : 800 €/pers. ou 3 000 € le groupe de 6.
Cas fil rouge : Bâti-Rénov Essonne (cas fictif)
Entreprise de rénovation, 18 salariés à Montgeron. Une assistante de direction, une comptable à mi-temps, un conducteur de travaux qui fait ses devis le soir.
- 120 mails par jour à trier.
- Factures fournisseurs ressaisies à la main.
- Relances de paiement faites « quand on y pense ».
Public et format
- Public
- Assistants de direction, ADV, comptabilité, gestion, secrétariat
- Prérequis
- Usage courant de la messagerie et d'un tableur.
- Durée et format
- 1 journée (7 h). Présentiel en Île-de-France ou visio, 6 personnes maximum.
- Tarif indicatif
- 800 €/pers. ou 3 000 € le groupe de 6
Objectifs opérationnels
À l'issue de la formation, chaque participant sait :
- Trier et résumer les mails entrants, rédiger des réponses types à valider.
- Extraire les informations d'une facture, d'un bon de commande ou d'un contrat vers un tableau.
- Préparer un devis ou un document récurrent à partir d'un modèle maîtrisé.
- Rédiger des relances graduées (cordiale, ferme, formelle).
- Mettre en place une première automatisation simple (règle de tri, modèle, rappel).
- Contrôler systématiquement chiffres, dates et montants produits par l'IA.
Le déroulé
Chaque séquence s'ouvre sur une pratique.
| Horaire | Séquence | Pratique d'entrée |
|---|---|---|
| 9 h 00 | Défi d'ouverture | Traiter 20 mails réels (anonymisés) en 15 minutes. |
| 10 h 00 | Réponses types et ton professionnel | |
| 11 h 00 | Extraction de données | Des documents vers le tableur, avec contrôle des écarts. |
| 13 h 15 | Devis et documents récurrents | À partir de modèles maîtrisés. |
| 14 h 30 | Relances graduées | Et calendrier de rappels. |
| 15 h 30 | Première automatisation | Selon vos outils : Outlook, Gmail, Copilot. |
| 16 h 30 | Plan de transfert | Et indicateurs. |
Ce que les participants emportent
- Kit de réponses types validées
- Modèle d'extraction de données et procédure de contrôle
- Trois modèles de relance
- Une automatisation opérationnelle
Garde-fous : l'IA signale, vous décidez
- Aucune décision financière déléguée ; contrôle humain des montants.
- Données bancaires, salariales et personnelles exclues des outils grand public.
Mesurer à J+7, J+30 et J+90
Indicateurs définis avec vous avant la formation.
| Échéance | Indicateur suivi |
|---|---|
| J+7 | Temps de traitement du courrier |
| J+30 | Délai moyen de relance |
| J+90 | Erreurs de saisie relevées |
- Groupes de 6 personnes maximum. Au-delà, jusqu'à 20 personnes, la formation est organisée en plusieurs sessions de 6.
- Présentiel dans vos locaux en Île-de-France ou visioconférence.
- Évaluation : positionnement en amont, mises en situation, auto-évaluation et attestation de fin de formation.
- Indicateurs de suivi à J+7, J+30 et J+90 définis avec vous avant la formation.
- Accessibilité : contactez-nous pour étudier les adaptations nécessaires (situation de handicap, troubles dys).
Les autres programmes par métier
- Vendre plus et mieux avec l'IA (programme A : Équipe commerciale)
- Produire plus vite sans perdre sa marque (programme B : Équipe marketing & communication)
- Décider où l'IA crée de la valeur (programme C : Comité de direction)
- Concevoir des formations immersives avec l'IA (programme D : Centres et organismes de formation)
- L'IA au quai et au bureau d'exploitation (programme F : Transport, logistique & exploitation)
- Répondre vite, juste et humain (programme G : Service client & relation clients)
Tous les programmes sur la page Programmes par métier.